208x Filetype PDF File size 1.36 MB Source: dewey.petra.ac.id
4. PERANCANGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE 4.1 Definisi Operations Warehouse Operations Warehouse merupakan gudang milik PT X yang digunakan untuk menyimpan material. PT X memiliki 2 Operations Warehouse di Indonesia, yaitu Operations Warehouse East yang terletak di Plant Sukorejo dan Operations Warehouse West yang terletak di Plant Krawang. Operations Warehouse bertugas mengelola penyimpanan semua material untuk mendukung kelangsungan penyediaan material ke produksi dan distribusi. Operations Warehouse terdiri dari 5 jenis warehouse, yaitu Cutfiller Warehouse, Solar Main Tank, Direct Incoming Material (DIM) Warehouse, “X” Print Pack (XPP) Warehouse, dan Spare Part Warehouse. Berikut adalah penjelasan untuk masing-masing Operations Warehouse yang ada: Cutfiller Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan tembakau olahan. Cutfiller Warehouse menerima tembakau olahan yang merupakan hasil produksi dari Primary Processing. Tembakau olahan yang disimpan di Cutfiller Warehouse akan didistribusikan ke plant Sigaret Kretek Tangan (SKT) yang berada di luar plant Sukorejo. Solar Main Tank, merupakan tangki untuk menyimpan solar. DIM Warehouse, merupakan warehouse yang bertugas untuk menyimpan dan mengelola semua material non tembakau, seperti wrapping material, filter, dan kertas pembungkus rokok. DIM Warehouse menerima material yang dibeli dari Vendor. DIM Warehouse sendiri dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: DIM Sigaret Kretek Mesin (SKM) Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan material untuk produksi rokok SKM. DIM Sigaret Kretek Tangan (SKT) Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan material untuk produksi rokok SKT. Flavor Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan flavor material. Di dalam Flavor Warehouse terdapat Flavor Compouding Facility (FCF), 10 Universitas Kristen Petra yang bertugas mengolah atau memproses flavor raw material menjadi flavor yang akan digunakan untuk memproduksi rokok. Bonded Warehouse, yaitu warehouse yang digunakan untuk menampung material import. Material import yang disimpan di Bonded Warehouse adalah material yang belum dibayar bea masuknya. Bea masuk baru akan dibayar ketika material tersebut akan digunakan. DIM Warehouse melayani 5 jenis pengiriman, yaitu pengiriman expor, pengiriman dalam plant atau inbound, pengiriman ke luar plant atau outbound, pengiriman ke affiliate, dan pengiriman untuk CC atau project. XPP Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan material untuk kemasan rokok. PT X memproduksi semua kemasan untuk produk-produknya. XPP Warehouse terdiri dari: XPP Raw Material Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan bahan baku untuk memproduksi kemasan rokok. XPP Raw Material Warehouse menerima material yang dibeli dari Vendor, dan mengirimkan material tersebut ke XPP Produksi untuk kebutuhan produksi. XPP Finished Printing Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan kemasan rokok jadi yang merupakan hasil produksi dari XPP Produksi. XPP Finished Printing Warehouse melayani 5 jenis pengiriman yang sama dengan DIM Warehouse, yaitu pengiriman expor, pengiriman dalam plant atau inbound, pengiriman ke luar plant atau outbound, pengiriman ke affiliate, dan pengiriman untuk CC atau project. Spare Part Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan suku cadang. Spare Part Warehouse terdiri dari Mainstore dan Substore. Penerimaan spare part dari Vendor atau affiliate dilakukan di Mainstore, dan kemudian baru akan didistribusikan ke Substore jika terdapat permintaan. 4.2 Proses Perancangan Standard Operating Procedure SOP Operations Warehouse yang dimiliki oleh PT X sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan oleh PT X. Selain itu, 11 Universitas Kristen Petra terdapat juga SOP yang belum mencakup semua proses. Beberapa dampak yang dapat terjadi jika SOP tidak direvisi antara lain: Perusahaan tidak memiliki pedoman kerja yang benar Proses yang dicakup di SOP awal sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini. Penyebab utama adalah karena bergantinya sistem ERP Oracle menjadi SAP. Selain itu, terdapat juga proses yang sudah tidak sesuai, proses yang belum tercakup, dan proses yang sudah tidak lagi dilakukan. Salah satu manfaat SOP adalah untuk mempermudah program training karyawan, terutama bagi karyawan baru yang harus mempelajari proses dari awal. SOP yang sesuai dengan kondisi lapangan akan sangat membantu dalam program training tersebut. Sebaliknya, jika SOP tidak sesuai, maka justru akan menghambat program training karyawan. Mempersulit proses auditing PT X memiliki departemen khusus yaitu Internal Control, yang bertugas melakukan proses auditing pada setiap periode tertentu. Jika SOP yang dimiliki tidak sesuai dengan kondisi lapangan, maka akan menghambat proses auditing, karena pihak yang di-audit harus menjelaskan secara keseluruhan. Sebaliknya, jika SOP sudah sesuai, maka Internal Control dapat langsung membandingkan antara kondisi lapangan dengan SOP yang dimiliki. Dalam melakukan perancangan revisi SOP, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan: Jumlah SOP untuk masing-masing warehouse Masing-masing warehouse akan memiliki 1 SOP yang mencakup semua proses. Dasar dari keputusan ini adalah karena secara psikologis, jumlah SOP yang sedikit dapat lebih meningkatkan kemauan karyawan untuk mempelajari atau mengaplikasikan SOP. Format SOP SOP yang dibuat akan diisi dengan informasi-informasi sebagai berikut: o Tujuan: berisi tujuan dari pembuatan SOP. o Ruang Lingkup: berisi ruang lingkup yang dicakup oleh SOP. o Definisi: berisi definisi singkatan-singkatan atau istilah-istilah yang digunakan dalam SOP. 12 Universitas Kristen Petra o Prosedur & Tanggung Jawab: berisi prosedur untuk semua proses yang dicakup, yang dibuat dalam bentuk tabel yang menjelaskan deskripsi dari semua proses. o Referensi Dokumen: berisi dokumen yang dijadikan referensi dalam pembuatan SOP. o Revisi: berisi daftar revisi yang dilakukan beserta tanggal berlaku dan deskripsi perubahan. o Persetujuan: berisi penjelasan mengenai pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan, peninjauan ulang, dan pemeriksaan SOP. o Lampiran: berisi lampiran flowchart dari prosedur SOP, serta lampiran dokumen-dokumen terkait. Format alur proses Flowchart alur proses dibuat dalam format yang berupa tiga kolom: Gambar 4.1 Format Alur Proses Kolom pertama berisi pihak yang melakukan proses. Sedangkan kolom kedua berisi proses yang dilakukan. Kolom ketiga berisi dokumen yang digunakan atau sistem yang digunakan. 4.2.1 Cutfiller Warehouse Langkah awal yang dilakukan adalah mengumpulkan SOP awal yang dimiliki Cutfiller Warehouse, yaitu dengan mengakses Quality System Management Portal (QSMP) di intranet milik PT X. SOP awal yang dimiliki Cutfiller Warehouse hanya ada satu, yaitu SOP Proses Penerimaan Finished Goods dan Finished Blend, yang berisi tentang prosedur penerimaan rokok jadi dan cutfiller. SOP tersebut merupakan gabungan dari proses penerimaan di Factory Warehouse dan Cutfiller Warehouse, karena kedua warehouse tersebut ditangani oleh Warehouse Supervisor yang sama. SOP ini dipelajari terlebih dahulu untuk mengetahui proses pada kondisi awal di Cutfiller Warehouse. 13 Universitas Kristen Petra
no reviews yet
Please Login to review.