Word DOC | Diposting 13 Jul 2022 | 3 thn lalu
Authentication
digital resources
251x Tipe DOC Ukuran file 0.09 MB Source: setwan.jogjakota.go.id
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal
Pengesahan
Disahkan Oleh Plt. Sekretaris DPRD
Ka. Bagian Administrasi Keuangan
SEKRETARIAT DPRD Prima Hastawan, S.Sos, MM.
KOTA YOGYAKARTA NIP 19710213 199703 1 005
Nama SOP Fasiltasi Penerimaan tamu Setwan DPRD.
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan
1. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 8 thun 2008 tentang 1. S1;
Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat 2. SMA/SMK.
Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta;
2. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 59 Tahun tentang Fungsi,
Rincian Tugas dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta.
Keterkaitan : Peralatan/ Perlengkapan :
1. SOP Penanganan Surat-surat di lingkungan Sekretariat DPRD Kota 1. Buku Penerimaan tamu;
Yogyakarta. 2. Buku Agenda kegiatan;
3. Telephone;
4. Peralatan dokumentasi.
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
1. Ketidakpastian jadwal/waktu dapat menyebabkan penerimaan tamu
tidak berjalan lancar.
.
Proses/tahapan pelaksanaan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
kegiatan Kabag Kabag
No Humas & Umum
Staf Kasubbag Perundang Sekwan Persyaratan Waktu Output
-
Undangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 Sekretariat DPRD menerima buku agenda 10 menit Surat permo-
surat permohonan kunjungan lembardisposisi honan yang
dari pihak lain, kemudian di sudah diberi
agendakan pada surat keluar lembar disposisi
Sekretaris DPRD diajukan kepada
Sekretaris
DPRD
Sekretaris DPRD
2 menerima surat permohonan buku agenda 2 hari Disposisi/arahan
dan memberikan lembardisposisi dari Sekretaris
disposisi/arahan kepada DPRD kepada
Kepada Kabag Perundang- Kabag
Undangan & Humas Perundang –
Undangan &
Humas
3 Kabag Perundang-Undangan buku agenda 15 menit Disposisi/arahan
& Humas memberikan lembardisposisi Kabag
disposisi kepada Kasubbag Perundang –
Humas & Publikasi untuk Undangan &
menindaklanjuti sesuai arahan Humas kepada
Sekretaris DPRD Kasubbag
Humas &
Publikasi
Kepala Sub Bagian untuk
4 mengkoordinasikan lebih - lembardisposisi 15 menit Konsep/rencana
lanjut baik dengan pihak- - telephone jadwal waktu
pihak yang mengajukan dan narasumber
permohonan (konfirmasi). (yg menerima).
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tdk
6 Jika tidak dapat diterima maka disetujui, - telephone 1 hari Surat jawaban
ditindak lanjuti dengan surat dijawab - komputer (diterima atau
lewat Surat.
jawaban penolakan dan jika - surat ditolak)
disepakati/diterima maka
ditindaklanjuti dengan surat
jawaban dan jadwal waktu disetujui
penerimaan.
7 Kepala Sub Bagian beserta staff - Buku; 1 hari Jika diterima,
menyiapkan dan melaksanakan - komputer ditindak lanjuti
penerimaan tamu seperti - surat dengan
menyiapkan ruang pertemuan, - ruang rapat penyiapan
cindera mata, dan Kepala - SPPD rencana kegiatan
Bagian Umum menandatangani (Surat undangan,
SPPD tamu serta kelengkapan sarana
Administrasi lainnya prasarana) dan
penandatanganan
SPPD Tamu oleh
Kabag Umum
8 Kepala Sub Bagian beserta staff peralatan dok 1 hari Dokumentasi,
melaksanakan dokumentasi, komputer laporan dan
publikasi dan laporan ATK administrasi
penerimaan tamu. kegiatan.
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
SUB BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PUBLIKASI
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
no reviews yet
Please Login to review.
